Secure Workflow, Collaboration and Integration*


   Tak dipungkiri lagi, saat ini kebutuhan bisnis dan Teknologi Informasi (TI) telah mengalami revolusi yang begitu cepat. Revolusi tersebut perlu didukung suatu mekanisme komunikasi data yang memadai. Sebagai contoh, untuk penanganan proses administrasi di perusahaan tidak cukup hanya melalui sistem email biasa melainkan diperlukan aplikasi khusus di suatu perusahaan. Untuk itulah, CodePhile sebagai perusahaan software menjawab tantangan tersebut dengan menyediakan aplikasi Electronic Office (e-office).   



Gambar 1. Tampilan e-office untuk P.T. TELKOM

   Aplikasi e-office membawa konsep workflow dan collaboration dari berbagai proses bisnis yang ada di suatu organisasi. Konsep workflow menawarkan proses bisnis diidentifikasikan dengan baik sedangkan konsep collaboration menawarkan berbagai proses bisnis digabungkan dan dijalankan secara online. Jadi, aplikasi e-office ini mengintegrasikan proses bisnis administrasi di suatu perusahaan dengan data, informasi dan sistem informasi yang dijalankan secara online.


Gambar 2. Rancangan arsitektur e-office

  Menurut saya, produk e-office sangat bermanfaat untuk merapikan dan mengatur hal-hal tentang pengarsipan surat-menyurat. Dengan adanya e-office, proses pengarsipan surat dialokasikan ke dalam sebuah aplikasi web-based yang mudah, aman dan cepat. Jadi perusahaan tidak perlu repot-repot lagi membuka laci-laci yang berisi indeks-indeks surat yang justru menghabiskan waktu yang tidak sedikit untuk mencari suatu surat.



Gambar 3. Perbandingan Keuntungan Sebelum dan Sesudah Pemakaian E-office

   Saya yakin apabila produk e-office dari CodePhile dikembangkan lagi secara serius dan matang, hasilnya dapat digunakan oleh berbagai perusahaan multi nasional atau tidak tertutup kemungkinan bisa digunakan perusahaan internasional. Hal ini tentu saja menjadi kebanggaan kita karena ada salah satu produk software telah menembus pasar global dan mampu bersaing dengan produk-produk lainnya. 

   Setelah dikembangkan, menurut saya alangkah baiknya produk e-office segera dipatenkan. Hal ini untuk mencegah terjadinya pembajakan yang sedang marak-maraknya di Indonesia dan memberikan wujud perlindungan hak cipta bagi perusahaan CodePhile yang telah bersusah payah membangun produk e-office.



Gambar 4. Rancangan Deployment pada E-office

   Akhir kata, saya berharap produk e-office ini mampu digunakan perusahaan secara efektif dan efisien sesuai proses bisnis yang ada. Akan menjadi mubazir dalam hal biaya dan produktivitas apabila perusahaan yang telah membeli produk e-office, namun tidak dapat digunakan semestinya. Oleh karena itu, saya menyarankan kepada perusahaan-perusahaan untuk meninjau kembali kebutuhan akan suatu software seperti e-office ini untuk menjalankan proses bisnisnya dengan perencanaan dan manajemen proyek yang terukur.

*tulisan ini adalah opini penulis sebagai bahan tugas kapsel ke-3 dgn pembicara Yani Dama Putra dari CodePhile